Der Umgang mit personenbezogene Daten in universitären Prozessen – Personelle Entscheidungsverfahren und Studienbewerbungen im Spannungsfeld zwischen Vertraulichkeit und Transparenz

Dienstag, 17. November 2026, 10-12h

Bei Personalentscheidungen und Studienbewerbungen werden zahlreiche, zum Teil besonders schutzwürdige personenbezogene Daten verarbeitet. Universitäre Verfahren müssen dabei unterschiedliche Anforderungen miteinander verbinden: die Vertraulichkeit der Angaben von Bewerber*innen, transparente und nachvollziehbare Entscheidungen sowie eine angemessene Dokumentation.

Der Workshop zeigt, wie personenbezogene Daten während des gesamten Verfahrens sicher und datenschutzkonform behandelt werden können. Behandelt werden unter anderem die zulässige Erhebung und Nutzung von Bewerbungsdaten, der Zugang zu Unterlagen, die Kommunikation innerhalb von Kommissionen und Organisationseinheiten sowie die Dokumentation, Aufbewahrung und Löschung von Daten.

Anhand typischer Fallbeispiele aus dem universitären Alltag werden mögliche Spannungsfelder sichtbar gemacht und konkrete Lösungsansätze für die Prozessplanung an der Angewandten entwickelt. Ziel ist es, Verantwortlichkeiten zu klären, Risiken frühzeitig zu erkennen und Vertraulichkeit, Transparenz und Nachvollziehbarkeit angemessen miteinander zu verbinden.

In diesem Workshop schauen wir uns an, welche Prozessschritte beachtet werden müssen und wie der Umgang mit personenbezogenen Daten schon in der Planungsphase geklärt werden sollte.
Wir gehen auf die Fragen ein: Wie und wo werden die Daten „richtig" verarbeitet? Über welche Kanäle dürfen Informationen „übermittelt" werden? Wer darf was wissen? Wie können die Bewerbungsunterlagen anonymisiert/pseudonymisiert werden und wann ist das sinnvoll?

Inhalte

• Datenschutzrechtliche Grundlagen
  • Rollen, Verantwortlichkeiten und Rechtsgrundlagen bei Personalverfahren und Studienbewerbungen.
• Datenerhebung und Datenminimierung
  • Welche Informationen benötigt werden, welche Fragen zulässig sind und wie mit besonders schutzwürdigen Daten umzugehen ist.
• Vertraulichkeit und Zugriffsberechtigungen
  • Zugang zu Bewerbungsunterlagen, Weitergabe innerhalb der Universität und sichere Zusammenarbeit in Kommissionen.
• Transparenz und Dokumentation
  • Informationspflichten gegenüber Bewerber*innen sowie nachvollziehbare und datenschutzkonforme Dokumentation von Entscheidungen.
• Aufbewahrung, Auskunft und Löschung
  • Umgang mit Aufbewahrungsfristen, Betroffenenrechten, Auskunftsersuchen und der sicheren Löschung von Unterlagen.

Arbeitsweise
Information
Ihre Fragen

Vortragender
Alexander Albrecht, MSc
Datenschutzbeauftragter

Termin
Dienstag, 17. November 2026
10:00 - 12:00 Uhr
Seminarraum 25
VZA, EG

Anmeldemodus
Anmeldung per E-Mail an pe@uni-ak.ac.at
bis spätestens Dienstag, 10. November 2026

Sollten Sie eine Teilnahmebestätigung wünschen oder Fragen haben, wenden Sie sich bitte an die Personalentwicklung.
pe@uni-ak.ac.at
01/71133-2156