Eine*n Mitarbeiter*in für administrativen Support (m/w/d, 10 Wochenstunden, befristet voraussichtlich bis März 2032) - Institut für Architektur

Die Universität für angewandte Kunst Wien sucht ab sofort eine*n Mitarbeiter*in für administrativen Support (m/w/d, 10 Wochenstunden, befristet voraussichtlich bis März 2032) für das Institut für Architektur (I oA).

Die Stelle umfasst die Unterstützung bei internen organisatorischen und administrativen Aufgaben, interner und externer Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit sowie redaktionellen Tätigkeiten und Veranstaltungsorganisation für das I oA.

Anstellungserfordernisse:

·        Matura oder gleichwertige Ausbildung

·        Mehrjährige Berufserfahrung im Büro- und Verwaltungsbereich, idealerweise im akademischen Umfeld

·        Erfahrung im Umgang mit Bildbearbeitungsprogrammen (z.B. Adobe Photoshop, InDesign) sowie Kenntnisse im Bereich Content-Management-Systeme

·        Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir suchen eine*n Mitarbeiter*in mit Interesse an Kunst und Architektur und einem ausgeprägten Verständnis für Büromanagement und Kommunikationskulturen. Die Stelle umfasst ein vielfältiges Aufgabengebiet und erfordert die Zusammenarbeit mit einem internationalen Team sowie eine Wertschätzung für abwechslungsreiche und multidisziplinäre Aufgaben.

Verantwortungsbereich:

·     Unterstützung bei der Koordination, Planung, Organisation und Betreuung von internen und öffentlichen Institutsveranstaltungen

·     Planung und Koordination von PR-Aktivitäten rund um die Öffentlichkeitsarbeit des Instituts, Ausstellungen, Symposien und weitere Veranstaltungsformate

·     Archivierung der Dokumentation von Veranstaltungen und PR-Material

·     Redaktionelle Betreuung und Administration der medialen Auftritte und der I oA-Website, sowie aktive Mitwirkung an deren Weiterentwicklung

·     Koordination der Aufgaben der Studienassistent*innen

·     Unterstützung bei der Orchestrierung der internen und externen Kommunikation; Verwaltung von Kalendern und Zeitplänen, Protokollführung, Versand von Mitteilungen und Newslettern

·     Verwaltung der Adressdatenbank und eigenständige Aussendungen

Qualifikationen:

·        Ausgezeichnete Kenntnisse und sicherer Umgang aller Microsoft Office-Programme sowie Medienplattformen

·        Hohe kommunikative und soziale Kompetenz

·        Berufserfahrung in einer akademischen oder ähnlichen Organisation

·        Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Das bieten wir:

·        Eine vielfältige Tätigkeit in einem höchst interessanten, universitären, krisensicheren Umfeld

·        Eine betriebliche Altersvorsorge sowie Aktionen zur betrieblichen Gesundheitsvorsorge

·        Einen Arbeitsplatz in ausgezeichneter innerstädtischer Lage mit perfekter öffentlicher Verkehrsanbindung

Das monatliche Mindestentgelt für die Stelle beträgt derzeit € 782,83 brutto (14x jährlich, auf Basis einer 10 Wochenstunden) und kann sich durch Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen gemäß Kollektivvertrag der Universitäten (IIIb, Gehaltsschema für das allgemeine Universitätspersonal) entsprechend erhöhen.

Qualifizierte Interessent*innen laden ihre schriftliche Bewerbung in englischer Sprache mit Motivationsschreiben und Lebenslauf bis 5. Juni 2026 über unser Online-Bewerbungsportal hoch. Auf anderem Weg eingereichte Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden.

Die Universität für angewandte Kunst Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir intendieren eine große Bandbreite von Genderidentitäten, Alter, kulturellen, sozialen und ethnischen Hintergründen unserer Mitarbeitenden. Wir streben zudem die Beibehaltung des hohen Frauenanteils beim künstlerisch-wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation und Eignung werden Frauen – im Falle einer Unterrepräsentation – vorrangig aufgenommen.

Die Universität für angewandte Kunst freut sich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Wir müssen leider darauf hinweisen, dass Bewerber*innen keinen Anspruch auf eine Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten haben.

//////English Version

The University of Applied Arts Vienna is looking for an administrative support staff member (m/f/d, 10 hours per week, fixed-term contract expected to the end on March, 2032) for the Institute of Architecture (I oA).

The position includes support with internal organizational and administrative activities, internal and external communication and promotion, editorial activities and event organization for the I oA.

Employment requirement:

·        Matura (or equivalent)

·        Several years of professional experience in office and administrative work, ideally in an academic environment

·        Experience in using image editing tools (Adobe Photoshop, InDesign) and basic knowledge in website content management systems.

·        Excellent written and spoken German and English skills

We are seeking a resourceful and adaptable person with an interest in art and architecture, combined with solid office management and communication cultures. The role encompasses a diverse range of responsibilities and requires collaboration in an international team, as well as an appreciation for varied and multidisciplinary tasks.

Area of ​​responsibility:

·        Assisting with the coordination, planning and organization of internal and public Institute events

·        Planning and coordination of PR activities relating to the Institute’s public outreach, exhibitions, symposia and other event formats

·        Archiving of event documentation, PR materials

·        Editorial management and administration of the institute´s media presence and the I oA website, as well as active involvement in their further development

·        Coordinating of tasks of the student assistants

·        Assisting in the orchestration of internal and external communication such as managing calendars and timetables, minutes taking, distribution of announcements and newsletters)

·        Administration of the address database and independent mailings

Qualifications:

·        Excellent knowledge and proficiency in all Microsoft Office programs and media platforms

·        Strong communication and interpersonal skills

·        Work experience in an academic or similar organization

·        Flexibility and adaptability

What we offer:

·        A diverse role in a highly interesting, university-based, crisis-proof environment

·        A company pension plan and workplace health promotion initiatives

·        A workplace in an excellent downtown location with perfect public transportation access

The monthly minimum wage for the position is currently € 782.83 gross (14 times a year, based on 10 hours per week) and can be increased accordingly by taking into account job-specific previous experience in accordance with the collective agreement for universities (IIIb, salary scheme for general university staff).

Qualified applicants should submit their application in English with a letter of intent and CV by June 5, 2026 via our online application platform. Applications submitted otherwise will unfortunately not be considered.

The University of Applied Arts Vienna pursues an anti-discriminatory employment policy and stands for equal opportunities and diversity. We aim to have a wide range of gender identities, ages, cultural, social, and ethnic backgrounds among our employees. We also strive to maintain a high proportion of women among our artistic, scientific, and general university staff, particularly in management positions, and therefore expressly encourage qualified women to apply. In the case of underrepresentation at the university, women with equal qualifications and suitability will be given priority.

The University of Applied Arts welcomes applications from people with disabilities.

We regret to inform you that applicants are not entitled to compensation for travelling and accommodation expenses.