Eine*n Studio Koordinator*in (m/w/d, 30 Wochenstunden, befristet bis voraussichtlich 26.12.2027) - Architekturentwurf II, Studio Space Popular

Die Universität für angewandte Kunst Wien sucht ab 11. Jänner 2027 eine*n Studio Koordinator*in - administrative Unterstützung als Karenzvertretung (m/w/d, 30 Wochenstunden, befristet bis voraussichtlich 26.12.2027) für den Bereich Architekturentwurf II, Studio Space Popular/ Institut für Architektur.

Wir suchen eine*n Mitarbeiter*in mit Interesse an Kunst und Architektur, und einem ausgeprägten Verständnis für Projekt- und Büromanagement. Die Stelle umfasst ein vielfältiges Aufgabengebiet und erfordert die Zusammenarbeit mit einem internationalen Team sowie eine Wertschätzung für abwechslungsreiche und multidisziplinäre Aufgaben.

Anstellungserfordernisse:

• Matura oder gleichwertige Ausbildung
• ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Verantwortungsbereich:

·      Unterstützung des Studios bei Verwaltungs-, Organisations- und Studiokoordinationsaufgaben:

o  Organisatorische Betreuung von Studierenden und Diplomen

o  Interne und externe Kommunikation

o  Verwaltung des Studio Budgets, regelmäßiges Kostencontrolling, gesamte Rechnungsbearbeitung

o  Gästebetreuung und Abrechnung der Honorare

o  Vor- und Nachbereitung von Studienreisen, inklusive Abrechnung

o  Mithilfe bei der Organisation, Betreuung, Durchführung und Abrechnung von Studio Veranstaltungen

o  Verwaltung der Räumlichkeiten und Ausstattung des Studios

o  Betreuung und Koordination des Zulassungsverfahrens

o  Koordinierung aller Aufgaben und der Kommunikation zwischen dem Studio und anderen Abteilungen wie dem Verwaltungsteam des Instituts für Architektur (I oA), der Personalabteilung und der Finanzabteilung.

·      Administrative Unterstützung für das Institut für Architektur:

o  Unterstützung bei der logistischen Vorbereitung von internen und externen Veranstaltungen und Besprechungen

o  Kontaktperson für Bewerber*innen und Studierende, sowie Mitarbeit bei der Erstellung von Q&A und Handouts

Qualifikationen:

• Ausgezeichnete Kenntnisse aller Microsoft Office-Programme, insbesondere von Excel
• Hohe kommunikative und soziale Kompetenz
• Berufserfahrung in einer akademischen oder ähnlichen Organisation
• Engagement für die Arbeit mit Studierenden
• Kompetenz in gender- und diversitätssensiblen Themen
• Flexibilität

Das monatliche Mindestentgelt für diese Verwendung beträgt derzeit € 2.069,40 brutto (14x jährlich, für 30 Wochenstunden) und kann sich durch die Anrechnung tätigkeitsspezifischer Vorerfahrungen gemäß Kollektivvertrag der Universitäten (IIIa, Gehaltsschema allgemeines Universitätspersonal) entsprechend erhöhen.

Qualifizierte Bewerberinnen und Bewerber laden ihre Bewerbung in englischer Sprache mit Motivationsschreiben und Lebenslauf bis zum 5. November 2026 über unsere Online-Bewerbungsplattform hoch. Auf anderem Weg eingereichte Bewerbungen können leider nicht berücksichtigt werden.

Die Universität für angewandte Kunst Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und steht für Chancengleichheit und Diversität. Wir intendieren eine große Bandbreite von Genderidentitäten, Alter, kulturellen, sozialen und ethnischen Hintergründen unserer Mitarbeitenden. Wir streben zudem die Beibehaltung des hohen Frauenanteils beim künstlerisch-wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation und Eignung werden Frauen – im Falle einer Unterrepräsentation – vorrangig aufgenommen.

Die Universität für angewandte Kunst freut sich über Bewerbungen von Menschen mit Behinderung.

Wir müssen leider darauf hinweisen, dass Bewerber*innen keinen Anspruch auf eine Abgeltung von Reise- und Aufenthaltskosten haben.

/////English Version

The University of Applied Arts Vienna is looking for a Studio Coordinator-Administrative Support (m/f/d, 30 hours per week, fixed-term position expected to end on December 26, 2027) to begin on January 11, 2027, as a maternity leave replacement for the Architectural Design II, Studio Space Popular/ Institute of Architecture.

We are seeking a resourceful and adaptable person with an interest in art and architecture, combined with solid project and office management. The role encompasses a diverse range of responsibilities and requires collaboration in an international team, as well as an appreciation for varied and multidisciplinary tasks.

Employment requirement:

• Matura (or equivalent)
• excellent written and spoken German and English skills

Area of responsibility:

·       Studio support with administration, organization, and coordination tasks:

o  Organizational support of students and diplomas

o  Internal and external communication

o  Management of the studio budget, regular cost controlling, entire invoice processing

o  Guest relations and billing of fees

o  Preparation and follow-up of study trips, including billing

o  Help with the organization, support, implementation, and billing of studio events

o  Management of the facilities and equipment of the studio

o  Supervision and coordination of the admission process

o  Coordination of all tasks and communication between the Studio and other departments such as the Institute of Architecture (I oA) administrative team, the Human Resources Department, and the Financial Department.

·      Administrative support to the Institute of Architecture:

o  Support in logistical preparation for internal and external events and meetings

o  Point of contact for applicants and students, support in the preparation of Q&A information and hand outs

Qualifications:

• Excellent knowledge of all Microsoft Office programs, Excel in particular
• Strong communication and interpersonal skills
• Professional experience in an academic or similar organization setting
• A genuine commitment to working with students
• Expertise in gender and diversity issues
• Flexibility

The monthly minimum wage for the position is currently € 2,069.40 gross (14 times a year, based on 30 hours per week) and can be increased accordingly by taking into account job-specific previous experience in accordance with the collective agreement for universities (IIIa, salary scheme for general university staff).

Qualified applicants should submit their application in English with a letter of intent and CV by 5. November 2026 via our online application platform. Applications submitted otherwise will unfortunately not be considered.

The University of Applied Arts Vienna pursues an anti-discriminatory employment policy and stands for equal opportunities and diversity. We aim to have a wide range of gender identities, ages, cultural, social, and ethnic backgrounds among our employees. We also strive to maintain a high proportion of women among our artistic, scientific, and general university staff, particularly in management positions, and therefore expressly encourage qualified women to apply. In the case of underrepresentation, women with equal qualifications and suitability will be given priority.

The University of Applied Arts welcomes applications from people with disabilities.

We regret to inform you that applicants are not entitled to compensation for travelling and accommodation expenses.